成功的校园活动需要注意细节和提前计划. 为了帮助您在活动规划过程中，确保您的活动尽可能顺利地进行, 我们制作了以下的资源指南:

• 活动策划清单 更新(12/2021)
• 主持校园演讲的礼仪

除了这些指南之外，所有活动策划者都应该查看 言论自由政策 并了解所有其他校园和部门的政策，可能适用于他们的活动.

学生活动高峰会

学生活动峰会的存在是为了在项目提案过程中为学生策划者提供更好的沟通和支持. 峰会有三个目的:

1. 解决在高峰日期和时间竞争学生活动的过度饱和问题.
2. 确保学生计划人员配备适当的资源，包括后勤细节, 设备租赁, 人员配备和保安, AV设备及技术支持, 餐饮和确认与供应商的法律合同/条款, 演讲者, 和演员.
3. 活动峰会委员会是学生策划活动的审批机构, 一旦所有后勤细节解决，就提供正式批准, 才能寻求CCSGA的资金支持.

参加学生活动和峰会的选择:

1. 欢迎学生在复杂活动的规划过程中尽早参加学生活动峰会, 以便从小组中获得建议和指导. 安排一个约会来讨论即将到来的事件, 发邮件给alli Werkmeister (awerkmeister@coloradocollege).edu).
   • 品味世界, NASU祈祷会, 竞技场上的艺术, 舞蹈工作室, 和Llamapalooza都是很好的例子. 这些活动的学生策划者在活动前几个月开始参加SES会议，以便询问小组哪些日期或空间最适合此类具有复杂需求和特殊要求的大型活动，并确保这些活动符合校园协议和政策(例如COVID-19)。.
2. Most often students are invited by email to come to 学生活动高峰会 after submitting a room reservation request; while the room request process only requires 10 day advance notice, 越早提交房间申请，学生活动峰会和CCSGA就能提供越多的支持.

成分:

学生活动峰会是每周与提供和执行学生活动服务的主要校园合作伙伴举行的会议. 领导包括:

• ITS:前线服务- Shane Brown
• 设施事件设置-克里斯希金波坦
• 校园安全-皮特·泽茨或凯茜·巴克利
• 校园活动 & 学生生活-艾米·希尔 & alli Werkmeister
• 如果户外活动被提议，场地-约翰·尼科尔斯
• 如果要喝酒或参加宴会—— 餐饮
• 如果场地有要求:贾斯汀·弗朗斯代表里德竞技场, 《全球十大赌博靠谱平台》的谢兰·奎恩, 罗布森竞技场的伊丽莎白·克拉克
• 如果城市许可或政策在发挥作用，科罗拉多斯普林斯警察局校园代表

结构:

• 学生活动峰会于每周二下午12:30- 2:00在Worner 213举行
• 活动策划者将会由alli Werkmeister联系, 糖果绝, 或艾米·希尔安排约会，或者主动给Candy或Allis发邮件安排约会.
• The organization program coordinator/representative is to remain in waiting area until their event is called on the agenda; while waiting the event rep should complete the pre-Summit event checklist.
• 学生组织协调员/代表简要介绍他们的活动(谁, 什么, 当, 在哪里, 为什么, & 如何)，并有机会提出问题或提出额外的支持请求.
• 批准考虑的依据是学生组织策划人员及其成员的准备水平和进展情况，包括:
  • 资金是否已获得足够的资金?
  • 安全 & 风险管理安全计划是否切合实际和适当? 这可能涉及学院的专业人员和教职员工保安人员的组合, 该计划必须得到校园安全部门的批准. 取决于事件的性质, 参与者可能会被要求签署免责声明，而活动策划者则有望成为降低活动风险的合作伙伴.
  • AV: ITS:前线服务处是否能提供所需的视听设备和人员?
  • 活动设备设施是否能提供所需的桌子、椅子、舞台等? 如果没有，活动策划者是否能够提供额外的资金从外部供应商那里租用物品? 设施是否有时间和资源在工作时间内进行设置? 如果没有，活动策划者是否能够提供额外的资金来支付加班费?
  • 对校园空间的影响:场地经理是否对场地的潜在影响感到放心? 场地是否能在下次活动前或第二天上课前被充分打扫干净?
  • 学生组织/策划人员的承诺程度: 他们是否能够在这个时候跟上活动计划的要求，或者他们已经落后于他们的任务清单?
• 在不批准的情况下, 我们总是为学生提供机会，以改变他们的活动的日期或地点.
• 经批准的活动由校园活动专员在CC活动管理系统中标记为确认, alli Werkmeister, 这样就可以充分跟踪事件并生成服务订单.

预订房间

学生组织有责任在预定活动前至少10天预订场地，这意味着学生必须提出要求 接收确认 空间是可用的. 学生策划人员在获得活动场地并参加活动并获得学生活动峰会批准之前，不得签订任何合同或协议.

请注意，学生无权签署合同——有权签署合同的人是学院官员:校园活动主任, 和/或教职员工顾问(在通过活动峰会确认活动获得批准后). 如果CCSGA的资金全部或部分用于满足合同，则必须提供合同副本以进行预算核对.

预订房间:

1. 完成在线房间预订请求通过CC事件管理访问通过您的 CC单点登录
2. 联系Crystal Hurtado， 沃纳校园中心行政和活动计划助理.
3. 您也可以联系 校园活动 at (719) 389 - 6800
4. 如果您需要修改或添加现有事件的事件支持和信息(AV支持), 餐饮, 房间设置, 校园日历详情, 等.)，请参阅您的活动确认电邮.